6 خطوات لإدارة مشروع بنجاح
تعد إدارة المشروع جزءًا حيويًا من المشروع: التخطيط هو الخطوة الأولى لتحقيق هدفك. هذه هي الخطوة الأولى التي يجب إكمالها من أجل الحصول على موافقة المتعاونين لديك والموارد التي سيتم ضخها في هذا المشروع.
التخطيط الجيد مفيد للغاية في أي سيناريو ، لأنه يوفر وقتًا ثمينًا خلال مرحلة التطوير. خطة جيدة لديها الكثير من العناصر.
على سبيل المثال ، يمكنك تحديد التواريخ التي ستتوفر فيها مواردك حتى لا تتفاجأ إذا لم تكن جاهزة في الوقت المحدد. ولن تضطر إلى القلق بشأن دفع الفواتير أو المعاملات المالية الأخرى كل يوم ، لأنك ستخطط لعملية تهتم بكل شيء في نهاية كل دورة دفع تقوم بإعدادها.
التخطيط يبسط عملية التنمية نفسها بشكل فعال.
إذا كيف يمكنك أن تفعل ذلك؟ فيما يلي الخطوات الستة التي تحتاج إلى تنفيذها لإدارة المشاريع بنجاح
1. تحديد أصحاب المصلحة
يمكن أن يكون صاحب المصلحة أي فرد أو أي شركة من المحتمل أن تتأثر بنتيجة خطة مشروعك. لذا فإن العملاء والمستخدمين النهائيين هم أيضًا أصحاب مصلحة. إنها وظيفتك أن تبقي اعتباراتها واهتماماتها في الحلقة عند إنشاء خطة مشروعك.
يجب عليك الاجتماع والتواصل مع رعاة المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين. سيساعدك هذا الاجتماع على مناقشة توقعاتهم وتحديد المواعيد الرئيسية للتقويم ونطاق المشروع وميزانيته.
بمجرد الانتهاء من كل هذا ، يمكنك إنشاء مواصفات لنطاق المشروع. إنها وثيقة تسجل جميع تفاصيل نطاق المشروع ، وستدرج بشكل خاص جميع أصحاب المصلحة في نفس الصفحة. هذا سوف يقلل من مشاكل الاتصال التي يمكن أن تكون مكلفة للغاية في مرحلة التطوير.
2. وضع وتحديد أولويات الأهداف
بمجرد الانتهاء من جمع البيانات حول ما يريده صاحب المصلحة حقًا ، حدد أولويات وأهداف محددة لنفسك وفريقك. يجب أن تصف هذه الأهداف بفعالية جميع أهداف المشروع التي تحتاج إلى تحقيقها.
يجب عليك التأكد من أن اللغة المستخدمة في هذا المستند واضحة وليست تقنية بشكل مفرط ، بحيث يكون من السهل التواصل والمشاركة مع جميع أصحاب المصلحة دون مشاكل.
3. تحديد النواتج
والخطوة التالية هي تحديد التسليمات لمشروعك. تحتاج إلى تقسيمها إلى خطوات أساسية ضرورية لإكمال المشروع. يجب عليك أيضًا تحديد النتائج المحددة التي يجب أن ينتجها المشروع.ستحتاج إلى تقدير جميع تواريخ الاستحقاق لكل خطوة تؤدي إلى كل نواتج مدرجة في خطتك. ستتمكن بعد ذلك من إظهار التقدم لكل صاحب مصلحة. هذه التواريخ عرضة للتغيير في الخطوة التالية.
4. إنشاء تقويم للمشروع
جدول المشروع هو نقطة حاسمة في نجاحك. ستحتاج إلى مراجعة كل نواتج وتحديد جميع المهام التي يجب إكمالها لإكمال كل منتج.بالنسبة لكل مهمة ، يجب عليك تحديد المدة التي ستحتاج إليها والموارد الضرورية حقًا لتنفيذها ومن هم أعضاء الفريق المطلوبون الذين سيكونون أكثر ملاءمة لتنفيذ المشروع. ثم تحتاج إلى تحديد جميع التبعيات المتعلقة بمشروعك. هل هناك أي مهام تحتاج إلى إكمال أولاً حتى يتمكن الآخرون من البدء؟ قم بمشاركة فريقك ، وهو قادر بشكل أفضل على معرفة المدة التي تستغرقها هذه المهمة ، أو لإيجاد الترابط.
يجب عليك إدخال التبعيات والمعالم البارزة والتسليمات في مخطط ، أو البحث عن النماذج والتطبيقات عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعدك في هذه المهمة.
5. تحديد المشاكل وإجراء تقييم للمخاطر
لا يوجد مشروع بدون مخاطر ويجب أن يكون لديك سيناريوهات مختلفة للطوارئ .
هل هناك مشكلات خفية أو متوقعة يمكن أن تؤثر على عملية تخطيط المشروع؟ قد تكون هذه المشكلات مثل عطلة أحد أعضاء الفريق أو عطلة قادمة يمكن أن تؤخر الإنتاجية.
يجب أن تحدد بوضوح ماهية هذه المشكلات ، لكن أولاً ، تحتاج إلى تقييم تأثيرها بشكل صحيح للتأكد من أنها تشكل خطراً على المشروع أم لا.
تذكر أنه عندما تكون بصدد وضع خطة مشروع ، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية إدارة المخاطر والنظر في جميع الخطوات التي يمكن أن تمنع المخاطر أو تقللها.
يجب أن تعرف أيضًا كيفية كتابة تقرير إدارة المشروع. سيكون من المفيد الحصول على مراجعة موجزة للحالة الحالية لمشروعك.
6. تقديم خطة المشروع لأصحاب المصلحة
عند الانتهاء من جميع الخطوات المذكورة أعلاه ، سيكون لديك خطة مشروع لتقديمها إلى أصحاب المصلحة. خلال هذا الاجتماع ، سوف تكون قادرًا على أن توضح لهم كيف أخذت مساهمتهم في الحسبان وكيف قمت بدمجها في الخطة.
يمكنك أيضًا تقديم أي حلول للنزاعات التي قد تنشأ بين الفريق أو أصحاب المصلحة.
الخطوة التالية هي تعيين أدوار لأصحاب المصلحة. من الذي يجب أن يتلقى أي تقرير وكم مرة؟ ما هي القرارات التي سيتم الموافقة عليها و من قبل من؟
تحتاج إلى التأكد من أن خطة مشروعك واضحة تمامًا وليست مربكة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تجعله في متناول الجميع حتى لا يضطروا إلى الجري خلفك لتافه الأمور.
استنتاج
تعد إدارة المشروع ووضع خطة واضحة وواضحة ودقيقة أمرًا ضروريًا لتجنب الأخطاء والمشاكل التي تنشأ أثناء تنفيذ المشروع.
هل تفتقر إلى المهارات الداخلية لتنفيذ مرحلة في مشروعك؟ اتصل بنا وسوف نقدم لك أفضل خطة عمل لمشروعك!
تعليقات: 0
إرسال تعليق